Usecase : intégration de la solution 3CX pour Hotel

Use case 3CX (Hotel Edenelrouh)

Description

Hotel Edenelrouh, l’un des hôtels prestigieux au Maroc qui est basé sur Oualidia qui dispose d’un nombre élevé de chambres et veut passer sur un système de téléphonie IP pour améliorer sa communication et jouer sur son image de marque comme un hôtel de luxe pour les clients.

Le défi

Pour bien assurer le bon fonctionnement du système téléphonique d’hôtel. La situation, c'est que l’hôtel possède 4 chambres avec téléphones IP et plus que 60 chambres équipées des téléphones analogiques et ils ne veulent pas les changer par des téléphones IP, et c’est logique, car ils veulent profiter des téléphones déjà mis en place, ainsi que l’administrateur veut mettre en place un CRM permettant de gérer leur base clientèle et pouvoir envoyer des messages WhatsApp promotionnels.

Le processus de discussion 

Afin de découvrir la solution, une réunion a été organisée avec le staff administratif et l’équipe technique pour présenter la solution et étudier sa faisabilité. L’administration de l’hôtel a analysé la solution et confirme son utilité.

L’implémentation

L'équipe commerciale a préparé un devis personnalisé qui comprend la solution de la communication unifiée 3CX qui va permettre aux membres d’hôtel de profiter de ses fonctionnalités.

Le devis inclut comme article : 

• Une licence 3CX Pro du 8 Appels Simultanés.
• 4 H2U téléphones hôtel pour les chambres avec installation numérique.
• Gateway FXS Dinstar DAG 2500-64 ports permettant d’intégrer le téléphone analogique dans le système IP.
• Quatre téléphones Fanvil X4U pour administration.
• Deux téléphones Fanvil X210 pour la réception.
• ZOHO CRM pour l'intégrer avec la solution de la téléphonie IP.

Après la confirmation du client sur le devis envoyé ; le responsable chargé du stock a retiré le matériel conformément aux instructions, ensuite l'équipe technique a pris le départ vers le client pour l'installation de la solution.

L'intégration de la solution 3CX, avec une licence Pro pour 8 appels simultanés, 4 téléphones H2U, une Gateway FXS DAG 2500-64 ports, 4 téléphones Fanvil X4U et 2 téléphones Fanvil X210, suit une procédure précise. Les téléphones sont configurés pour optimiser les communications, et ZOHO CRM est synchronisé pour une gestion complète des données clients. Notre équipe technique était disponible pour garantir une transition aisée vers cette solution avancée de téléphonie IP.

Le fonctionnement

La solution 3CX offre un fonctionnement efficace en intégrant un ensemble complet de fonctionnalités de communication. Après une configuration initiale, les utilisateurs sont ajoutés en tant qu'extension, leur permettant de passer et de recevoir des appels directement depuis leur poste de travail, à l'aide de téléphones IP.

La gateway FXS a pour but d’intégrer les téléphones analogiques avec le nouveau système de la téléphonie IP pour assurer la bonne communication sans aucun changement au niveau du câblage des chambres.

La gestion des appels est simplifiée avec des fonctionnalités telles que la mise en attente, le transfert d'appels et la messagerie vocale. La messagerie instantanée facilite la communication rapide entre les membres de l'équipe, tandis que la fonction de visioconférence permet des réunions virtuelles, améliorant ainsi la collaboration à distance. Les appels entrants sont acheminés selon des règles configurées, telles que la distribution d'appels ou les réponses vocales interactives.

L'intégration avec d'autres applications, notamment des systèmes CRM, enrichit l'expérience utilisateur et permet une gestion efficace des données client. En veillant à la sécurité des communications avec des fonctionnalités telles que le chiffrement des appels, 3CX va optimiser les opérations et favoriser une communication fluide au sein de l’hôtel.

Pour les téléphones IP : 

• La référence H2U : pour les quatre chambres avec installation numérique, ces téléphones sont dédiés pour les hôtels, ce qui offre une forte utilité ainsi que son design simple et épuré.

• La référence X4U : Quatre téléphones pour administration, qui se caractérise par sa  double écran LCD couleur, alimentation PoE un seul câble et sa qualité sonore HD

• La référence X210 : deux téléphones pour la réception, il est téléphone IP professionnel haut de gamme, écran couleur, dédié pour les hôtels (réception).

Les résultats

Et voilà ! La solution était implémentée avec succès et elle a répondu parfaitement aux attentes du client, soit côté fluidité des appels, le fonctionnement d’enregistrement des appels pour la supervision et traçabilité  et pas de pertes des prospects intéressés. De plus, le service client qui permet d'assurer toutes les demandes grâce à la solution 3CX à booster le temps de réponse pour renforcer la satisfaction. Sans faire de changement côté infrastructure, le client a apprécié la possibilité d’utiliser les téléphones analogiques dans un système purement nouveau.

Avec l’intégration avec le CRM pour tout ce qui est fiche client et suivi des interactions, la solution complète à vraiment aider le client a bien mené son activité.

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